Formal Organization :औपचारिक संगठन अर्थ, विशेषताएँ,महत्व

Formal Organization :औपचारिक संगठन अर्थ,विशेषताएँ,महत्व – आधुनिक युग में प्रशासन के प्रत्येक क्षेत्र में कोई ना कोई संगठन पाया जाता है। संगठन प्रबंध का वह यंत्र है जो प्रशासन द्वारा निर्धारित किए गए उद्देश्य तथा लक्ष्यों को प्राप्त करने में सहायक सिद्ध होता है।

इन उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए मानवीय तथा मौलिक साधनों को सही तरीके से संगठित करने की जिम्मेवारी प्रशासन की होती है तथा प्रशासन इस कार्य के लिए संगठन की सहायता लेता है।

संगठन क्या हैं ? (What is Organization )

संगठन ,प्रशासन की प्रारंभिक इकाई है तथा इसलिए संगठन के बिना प्रशासन की कल्पना भी नहीं की जा सकती। संगठन को प्रशासन की ‘रीड की हड्डी’ कहना गलत नहीं होगा। प्रशासन में संगठन की महत्ता कई विद्वानों द्वारा इस तरह बताई जाती है जैसे संगठन का प्रशासन के साथ लगभग वही संबंध है जो शारीरिक विज्ञान का मेडिकल विज्ञान के साथ होता है।

एक अच्छा संगठन आवश्यक आधार होता है। इसके बिना प्रबंध के दूसरे सभी क्षेत्रों की प्राप्ति बेकार तथा असफल सिद्ध होती है। एक बार अमेरिका के प्रसिद्ध उद्योगपति ‘ए कार्नेगी‘ ने भी इस विषय में बड़े सुंदर शब्दों में कहा था कि हमारे कारखाने ,हमारा व्यापार ,यातायात के साधन तथा धन जो भी है ले जाओ पर हमारे पास केवल संगठन छोड़ दो तथा हम अपने आपको 4 वर्षों में पुनः स्थिर कर लेंगे।

संगठन का अर्थ ( Meaning of Organization )

साधारण तौर पर संगठन का अर्थ किसी भी प्रशासकीय ढांचे से लिया जाता है। परंतु लोक प्रशासन में संगठन शब्द का अर्थ इसके तीन भिन्न-भिन्न रूपों में लिया जाता है । 1) प्रशासकीय ढांचे को तैयार करना 2) ढांचे को तैयार करना तथा साथ-साथ उभारना 3) इन कार्यों से प्राप्त होने वाला प्रशासकीय ढांचा।

संगठन की परिभाषाएं ( Definitions of Organization )

• जे.डी. मुन्ने के अनुसार – संगठन सांझे उद्देश्य की प्राप्ति के लिए प्रत्येक मानवीय संस्था का विशेष रूप है।
• साइमन के अनुसार- संगठन का अर्थ सांझे यत्नों की योजना बंद प्रणाली से है जिसमें प्रत्येक की भागीदारी की भूमिका ,कर्तव्य तथा कार्य निश्चित होती है।

औपचारिक संगठन का अर्थ ( Meaning Of Formal Organization )

संगठन के दो रूप पाए जाते हैं ,एक को औपचारिक और दूसरे को अनौपचारिक संगठन कहा जाता है। औपचारिक संगठन निर्धारित उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए सोच विचार कर बनाया गया संगठन होता है। अन्य शब्दों में औपचारिक संगठन में कुछ स्पष्ट तथा लिखित सिद्धांत पाए जाते हैं जैसे कि पदसोपान ,नियंत्रण का क्षेत्र आदि। औपचारिक संगठन यांत्रिक दृष्टिकोण पर आधारित होते हैं ।

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औपचारिक संगठन की विशेषताएं ( Formal Organization Features, Characteristics in Hindi )

• औपचारिक संगठन की विशेषताएं सभी संगठनों में एक समान नहीं होती परंतु निम्नलिखित विशेषताएं लगभग सभी औपचारिक संगठन में पाई जाती है
• प्रत्येक संगठन में काम कर रहे कर्मचारियों के औपचारिक संबंधों को स्पष्ट रूप से बताया जाता है। इसमें भिन्न-भिन्न पदों पर आसीन अधिकारियों, कर्मचारियों को सजा तथा कर्तव्य भी स्पष्ट रूप में बताए गए होते हैं। अन्य शब्दों में सारे कार्य ,प्रणाली द्वारा किए जाते हैं अर्थात सारा प्रशासन उपरोक्त वर्णित एक कड़ी में पिरोया जाता है।
• औपचारिक संगठन अधिकतर स्थाई होते हैं क्योंकि उनकी स्थापना बड़ी सूझबूझ के बाद की जाती है। समय परिवर्तन के साथ संगठन की सफलता के लिए इसमें आवश्यक परिवर्तन करने की व्यवस्था भी की जाती है ताकि प्रशासन के रास्ते में कोई भी बाधा ना आए।
• औपचारिक संगठन लोगों की बढ़ती हुई आवश्यकताओं को पूर्ण करने के लिए विशेषीकरण के द्वारा आगे बढ़ने में सफल होता है। औपचारिक संगठन के विकास के लिए कर्मचारियों को उनके अच्छे काम के बदले पुरस्कार दिए जाते हैं ताकि उनको तथा संगठन के विशेष कर्मचारियों को ज्यादा और अच्छा काम करने के लिए प्रेरित किया जा सके।
• संगठन में काम कर रहे कर्मचारियों से अच्छे काम तथा व्यवहार की आशा की जाती है। इस संबंधी कुछ भी कुछ सिद्धांत निश्चित किए जाते हैं तथा जिनका पालन करना प्रत्येक कर्मचारी का कर्तव्य बनता है। जो कर्मचारी इनकी अवहेलना करता है संगठन उनके लिए अनुशासनात्मक कार्यवाही करता है।
• औपचारिक संगठन में संचार प्रणाली की व्यवस्था की जाती है जिसके द्वारा सूचना ऊपर से नीचे निर्देशों तथा जानकारी जानने के रूप में और शिकायतों तथा प्राप्ति संबंधी रिपोर्टों के रूप में भेजी जाती है।
• इस तरह संगठन में काम कर रहे प्रत्येक कर प्रकार के कर्मचारियों तथा संगठन में काम कर रहे प्रत्येक प्रकार की कर्मचारियों और संगठन की विभिन्न इकाइयों में परस्पर संबंध कायम हो जाते हैं।

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औपचारिक संगठन का महत्व ( Formal Organization Importance , Significance in Hindi )

किसी भी संस्था में औपचारिक संगठन बड़ा महत्वपूर्ण योगदान देता है । औपचारिक संगठन का महत्व निम्नलिखित हैं –

• औपचारिक संगठन निर्धारित उद्देश्यों की पूर्ति के लिए आवश्यक व्यवस्था करता है।
• औपचारिक संगठन किसी संस्था के विकास तथा तकनीकी सुधार के लिए बड़ा सहायक सिद्ध होता है।
• मनुष्य की अनेकों जरूरतों को पूरा करने के लिए वह अकेला काफी नहीं होता बल्कि विशेष ज्ञान की भी जरूरत होती है जो औपचारिक संगठन में भी पाया जाता है।
• तालमेल जो सभी प्रशासकीय कार्यों के लिए जरूरी है केवल औपचारिक संगठन में पाया जाता है क्योंकि प्रत्येक व्यक्ति की योग्यता तथा संस्था दूसरे व्यक्तियों से भिन्न होती है। इसके लिए भिन्न भिन्न योग्यताओं को इकट्ठा करके औपचारिक संगठन सभी की योग्यताओं के सुधार में सहायक सिद्ध होती है।

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